【例文付き】アンケート回答者へのメール5パターンの書き方を紹介
アンケート回答には、意外と手間がかかるもの。貴重な時間を使って回答していただいたお客様には、感謝の気持ちをきちんと伝えたいですよね。とはいえ、返信内容を一から考えるのもまた大変です。「過不足のない内容にしたいけれど、程度がわからない」「表現上、お客様に失礼はないだろうか？」などと判断に悩んでいる方もいることでしょう。
そこで本記事では、アンケート回答のお礼メールおよびお礼状に盛り込むべき内容から、具体的な例文までをご紹介していきます。
アンケート施策の運用にお困りの方へ
アンケートの実施には、質問の設計や回答の収集、結果の集計・分析、そして謝礼の発送など、多くの手間がかかります。これらを手作業で行うのは非常に大変で、特に大量のデータを扱う場合は時間や労力がかかります。
そのため、アンケートの運用を効率化するためには、システムの活用が非常に効果的です。「Survey（アンケートシステム）」を使うことで、これらの手間を軽減し、スムーズに運用を進めることができます。
例えば、既にお使いのアンケートツールとも連携できるので、システムを大きく変更することなく、今の運用のままでアンケートの実施やギフト配布が可能です。
本資料では、アンケート実施から回答者へのギフト付与までをシステム上で完結させる方法や、料金プランについて詳しくご紹介しています。
アンケート回答へのお礼に盛り込むべき内容
アンケート回答のお礼メールに盛り込むべき内容は、以下の４点です。まずは基本をしっかりと押さえることで、相手に失礼のない内容にすることを心がけましょう。
アンケート協力へのお礼の言葉
アンケート内容の活用指針
お礼の品に関するご案内
問い合わせ先
それでは次に、これらの詳細についてそれぞれ解説していきます。
①アンケート協力へのお礼の言葉
最初にして必須事項といえるのが、アンケート回答へのお礼を述べることです。その際、どのアンケートに対するお礼なのか、お客様に思い出してもらう必要があります。
そのため、商品名やサービス、アンケート名などが明確に伝わるような書き方をしましょう。具体的な文例としては次のような内容です。
・「この度はお忙しい中、（商品名やサービス名）に関するアンケートにご協力いただき、誠にありがとうございました。」
②アンケート内容の活用指針
次に大事なのは、いただいたアンケート回答をどのようなことに活用する予定か、という点です。この点をしっかりと伝えることで、企業の信頼感の向上にもつながります。
また、「自分の意見が反映される」という視点は、企業活動そのものに関心を持ったり、「応援したい」という意識にも自然とつながるもの。アンケート内容とあわせて、お客様にとってより具体性をもって答えたくなる内容を心がけましょう。
具体的な文例としては次のような内容です。
・「いただいた貴重なご意見は、今後の店舗内におけるお客様サービス向上のために活用させていただきます。」
③お礼の品に関する案内
アンケート回答へのお礼の品を準備している場合、以下の内容についての記載があると親切です。
謝礼の品として何が届くのか
それはいつ頃届く予定なのか
これらの内容は、アンケート回答前にも記載しておく必要がありますが、ここではより具体的な文言が必要です。
また、お礼の品としては郵送で届けるものに加え、デジタルギフトという選択肢も一般的になってきました。デジタルギフトを贈る際は、お客様がギフトを受け取るためのURLをわかりやすく記載するように注意しましょう。
④問い合わせ先
最後に、お客様から問い合わせを受けられる連絡先を忘れずに記載しておきましょう。アンケートへの問い合わせはもちろん、お客様の意見を直接うかがったり、サービス改善への要望を吸い上げる貴重な機会にもつながる可能性もあります。
アンケート謝礼送付時に使える 具体的な例文のご紹介
それでは実際に、具体的な例文を挙げていきます。贈るギフトの種類、抽選か全員プレゼントかで分類したお礼メールと、物理ギフトに添えるお礼状に分けています。
以下の内容はあくまで参考例にはなりますが、コピーした上で、必要に応じて加筆修正いただき、ご使用ください。
①メールの例文（全員プレゼント・デジタルギフトの場合）
件名：（商品名やサービス名）に関するアンケートへのご協力の御礼
本文：いつも大変お世話になっております。XX株式会社でございます。 この度はお忙しい中、（商品名やサービス名）に関するアンケートにご協力いただき、誠にありがとうございました。 ご回答のお礼として、（ギフト内容）をお送りいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ご利用方法について ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■以下のリンクへアクセスし、表示された画面に従い、ご利用ください。 http://xxxxxxxxxxxx.xx.xx ※各ギフト会社指定の文章をお入れください。
【注意事項等】 ＊ギフトのご利用は、期限がございます。また期限の延長は致しかねますので、ご了承ください。 ＊スマートフォンでご利用ください。 ＊スクリーンショットではご利用いただけません。 ＊都合により、商品内容が変更になる場合がございます。 ＊当選権利の換金・他人への譲渡はできませんのでご注意ください。 ＊いかなる理由があっても再発行は致しかねます。 ＊転売することはできません。 ＊本キャンペーンに関して応募者が被った損害または損失などについては、 当社の故意または重過失に起因する場合を除き、当社は一切の責任を負わないものとします。
いただいた貴重なご意見は、当社店舗内でのさらなるサービス向上のために活用させていただきます。ご不明な点がありましたら、メール下部のお問い合わせ先までご連絡くださいますようお願いいたします。 今後も、皆様からのお声に真摯に耳を傾け、より一層のサービス充実に努めてまいります。今後ともお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ▼お問い合わせ XX株式会社 E-mail：XXXX
②メールの例文（抽選・デジタルギフトの場合）
件名：【当選のお知らせ】（アンケート名や社名など）
本文：いつも大変お世話になっております。XX株式会社でございます。 この度はXXXアンケートにご協力いただき、誠にありがとうございました。 厳正なる抽選の結果、（ギフト名） にご当選されましたので、お知らせいたします。 この度はおめでとうございます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ご利用方法について ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■以下のリンクへアクセスし、表示された画面に従い、ご利用ください。 http://xxxxxxxxxxxx.xx.xx
※各ギフト会社指定の文章をお入れください。
【注意事項等】 ＊ギフトのご利用は、期限がございます。また期限の延長は致しかねますので、ご了承ください。 ＊スマートフォンでご利用ください。 ＊スクリーンショットではご利用いただけません。 ＊都合により、商品内容が変更になる場合がございます。 ＊当選権利の換金・他人への譲渡はできませんのでご注意ください。 ＊いかなる理由があっても再発行は致しかねます。 ＊転売することはできません。 ＊本キャンペーンに関して応募者が被った損害または損失などについては、 当社の故意または重過失に起因する場合を除き、当社は一切の責任を負わないものとします。 皆様にご記入いただきましたアンケートは、今後より良いサービスをご提供するための資料として役立てる所存です。 本件に関し、ご不明点などありましたら、以下のお問い合わせ先までご連絡くださいませ。今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ▼お問い合わせ XX株式会社 E-mail：XXXX
③メールの例文（全員プレゼント・物理ギフトの場合）
件名：【プレゼント送付のご案内】（アンケート名や社名など）
本文：いつも大変お世話になっております。XX株式会社でございます。 この度はXXXアンケートにご協力いただき、誠にありがとうございました。 アンケートへのご協力の御礼として、ご回答時にご入力いただいたお客様のご住所宛に、プレゼントを発送させていただきます。 お届けはXX月XX旬頃を予定しておりますので、ご到着までお待ちください。
※諸事情により発送に遅れが生じる場合がございますので、ご了承ください。 ※プレゼントの発送は日本国内に限らせていただきます。 ※発送先登録時の誤記、転居先不明、長期不在などによりプレゼントをお届けできない場合には、当選を無効といたします。
アンケートにて貴重なご意見をいただきありがとうございました。今後の活動に活かして参ります。 今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
【お問い合わせ】 XX株式会社 E-mail：XXXX
④メールの例文（抽選・物理ギフトの場合）
いつも大変お世話になっております。XX株式会社でございます。 この度はXXXアンケートにご協力いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる抽選の結果、（ギフト名） にご当選されましたので、お知らせいたします。 この度はおめでとうございます！ アンケートご回答時にご入力いただいたお客様のご住所宛に、プレゼントを発送させていただきます。 お届けはXX月XX旬頃を予定しておりますので、ご到着までお待ちください。
※諸事情により発送に遅れが生じる場合がございますので、ご了承ください。 ※プレゼントの発送は日本国内に限らせていただきます。 ※当選で獲得された権利を、他の方に譲渡することはできません。 ※発送先登録時の誤記、転居先不明、長期不在などによりプレゼントをお届けできない場合には、当選を無効といたします。
アンケートにて貴重なご意見をいただきありがとうございました。今後の活動に活かして参ります。今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
【お問い合わせ】 XX株式会社 E-mail：XXXX
⑤お礼状の例文（物理ギフト・全員プレゼント）
最後に、物理のギフトを送付する際の、お礼状の例をご紹介いたします。
拝啓
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 このたびはXXXX（商品名やサービス名など）に関するアンケートへのご協力、誠にありがとうございました。 いただいた貴重なご意見につきましては、今後より皆様のお役に立てるよう、商品開発やサービス向上などに役立てさせていただきます。 なお、アンケートご協力への謝礼として、心ばかりのお礼の品を同封いたしました。 今後とも一層のご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
まとめ
今回は、アンケート回答に対するお礼メールや文章を書く際の注意点について解説しました。お礼メールを書く際はもちろん、謝礼の品を選ぶ際にも、お客様目線で何が嬉しいと感じてもらえるかに気を配ることが重要です。
ギフティでは1,000種類以上の幅広いギフトラインナップの中から、おすすめのギフトのご提案も可能です。ぜひご相談ください。
アンケート施策の集計・分析はツールで効率化
・アンケート結果が大量で、どうしたらわかりやすくまとめられるかかが分からない ・どのように数値を比較するのかが分からず、効果的な分析ができていない ・回答率を高めるための謝礼選びが難しい
このような課題を解決する「Survey（アンケートシステム）」では、すでにお使いのアンケートツールがある場合も、システム連携することができます。そのため、アンケートの実施やギフトの配布も、現在の運用に大きな変更を加えることなく行うことが可能です。
本資料では、アンケートの実施から回答者へのギフト付与までをシステム上で完結させる方法や、システムの料金などをご覧いただくことができます。
