株式会社日立インフォメーションエンジニアリング

保木さん：今回の再編によって、多くの社員が現在の会社から離れることになります。しかし、行き先は同じグループ内なので、完全に別れてしまうわけではありません。これからも皆それぞれの場所で頑張っていきましょうという、前向きなメッセージを共有したいというのがそもそもの趣旨です。それで、イベントのタイトルも『懇親会だョ！全員集合』という楽しい雰囲気のものにしました。 それぞれの業務の都合もあって、残念ながら全員参加にはなりませんでしたが、オンラインと会社の会場を使ったオフラインでのハイブリッドで実施したところ、多くの社員が参加してくれました。

保木さん：リアルな懇親会のように、参加者全員が自由にコミュニケーションを取り合うのは難しいので、オンラインをメイン会場とし、オフライン会場にはスクリーンで表示する形式です。私たち運営チームがいろいろなコンテンツを発信したりクイズ大会を実施したりして、それについて参加者からコメントやリアクションをもらうという方法でイベントを進めました。

発信する内容は、あまり堅苦しいものにならないように、事前に募集した川柳の優秀賞を発表したり、賞品つきのクイズ大会を実施したり……。そうそう、冒頭に、各本部の業務紹介を発表してもらう時間を取っていたんですが、それが予想外に盛り上がって進行が押し気味になり、少しあわてました。

保木さん：そうなんですよね。雰囲気を盛り上げるために仮装してくれた本部長がいたり、盛り上げるためにリアクション数を競う”リアクション合戦”をしてみたら、発表中にものすごい数のリアクションのマークが画面を飛び回ったりして。とてもにぎやかでした。

保木さん：当初は"懇親会”ということもあって、参加の有無を問わず、食事だけを用意することを考えていました。ただそれだと、懇親会に参加できない社員はひとりで食事をして終わりになってしまい、会社での思い出が何も残りません。それではちょっと寂しいですよね。それで食事だけでなく、記念品も用意することにしたのですが、現状では在宅勤務の社員も多く、用意した記念品を個別に配送するのは、運営チームにとって非常に負担となります。食事の方は、社員がサイトから住所を入力すれば、直接配送してくれるサービスの利用経験があったので問題なかったのですが、記念品について同様の対応をしてくれる会社を探していたところ、ギフティさんがそのようなサービスを提供されていることがわかり、相談したのが始まりです。

保木さん：予算の都合上、高価なものは難しいので、記念品はクリアファイルのような文房具はどうかと考えていました。ただ、正直なところ、このような会の記念品にクリアファイルというのも、少し物足りないかなとは感じていたのです。

そのときに、ギフティさんから「食事の予算もあるなら、それも記念品に含めて、一体化したギフトボックスにしてはどうか」というご提案をいただいたのです。この発想は、まさに"目からウロコ”でした。私たちの頭には”食事＋記念品”を別々に用意が固定観念のようにあったのですが、確かにそれよりも、特別感のある食べ物と記念品が一体となったギフトボックスであれば、受け取る側の印象が違います。「何が入っているんだろう？」という、箱を開けるワクワク感があるし、うれしさも大きいでしょう。これは社員にとって良い思い出になるに違いないと思いました。 配送についても配送用入力フォームを提供いただいたので、住所の取得作業が不要となり、効率よく準備を進めることができました。

保木さん：ギフティさんから3パターンほど提案いただき、運営チームのメンバーで相談して、最終的には乾杯用のクラフトビールとノンアルコールドリンクが1本ずつ、おつまみがひとつ、そしてタンブラーがひとつという、計４点がセットになったギフトをつくりました。

真野さん：タンブラーのほかには、他にもストーリーが別であるギフトも選ぶことができたのですが「自分だったらこういうものがうれしい。とは言え、会社全体では男性のほうが人数が多いから」などいろいろな事情を考慮してタンブラーに決定しました。

姜さん：思い出の品として”使ってこそ意味がある”と考え、“なるべく頻繁に使えてかつ長く使えるものは何か”という観点から記念品を選びました。

保木さん：ビールとノンアルコールドリンクは、国内外で高い評価を得ている岩手県の有名な醸造所でつくられたもの、おつまみは国産・無添加の体に良いもの、そしてタンブラーは懇親会の乾杯はもちろん、普段使いにも便利なステンレス製です。

ビールは５種類、ノンアルコールドリンクは２種類、そしておつまみは３種類の中から、それぞれ１つが、そしてタンブラーも3色の中のどれか１色がランダムで入っています。 商品のほかに、ビアスタイルの味のチャートやおつまみ、タンブラーの紹介などをメッセージカードに入れ、「乾杯Box」をより楽しめるように工夫しました。

時間的な制約があったので、ドリンクやおつまみの内容など、社員一人ひとりの希望に合ったギフトボックスは用意できなかったのですが、オフラインの会場ではその場で飲み比べをしたり、社内のチャットツールでもタンブラーの色のことが話題にあがったりと、予想外のコミュニケーションが発生し、ランダムだったのがかえって良かったかなと思います。

保木さん：おつまみは５種類の中から運営チームが数人の社員を集めて試食して、３種類を選びました。試食の際に圧倒的な人気があったのが「ぬれいか天」ですね。またナッツが２種類あったので「いろいろ入ってるほうがいい」「いや、こっちのほうがグラム数が……」とワイワイした感じで、試食も楽しかったです（笑）。

保木さん：ロゴは今回の懇親会のために、オリジナルのものを用意しました。もちろん会社には既存のロゴがいくつかありましたが、イベントの趣旨とは関係ないし、社内には藤崎のようなデザインのスペシャリストがいるのだから、特別なロゴをつくってもらおうと思ったのです。

藤崎さん：男女、年齢を問わず約800人の社員が利用するものなので、使いやすいシンプルなデザインをめざしました。ちなみにフォントには特にこだわっていて、"Futura（フーツラ）"というものを使っているのですが、これはラテン語で"未来"という意味です。ロゴと一緒に印刷されている英語のメッセージが明るい未来をイメージするものだったので、これを選びました。

姜さん:あのメッセージは、「新しい始まりと出会いがありますように」という日本語を、３人いる社内のネイティブの方に英語にしてもらったものです。1人あたり２、３案を用意してもらって、その中からベストなものを選びました。その甲斐あって、社内では「シンプルで素敵なメッセージだ」という反響が多く、安心しました。

保木さん：箱に印刷してある日本語のメッセージには、社長の手書きメッセージとして「ありがとう」の文字が印刷されていますが、制作進行の都合上、〆切当日にいきなり社長室へ伺い「一言書いてください！」とお願いして書いてもらいました（笑）。突然だったので社長もボールペンしか用意がなく「これだと細いから、仕上がりの文字を少し太くしてもらえるかな？」「大丈夫です！」という勢いで……。実際の印刷の際に、そのような細かいところもギフティさんに対応していただけたので助かりました。

ちなみにこの箱は、私たちの想像以上に人気がありました。「メッセージが書いてあるし、この箱は捨てずに取っておく」という声をいくつも聞くことができました。かっこいい箱が届いて、開けてみたら社長の手書きの一言が添えられたメッセージがあって、しかも丁寧に梱包されたギフトが入っているというのは、今まで配られた記念品のなかでも、特別感があったのだと思います。

保木さん：クイズ大会の賞品ですね。このクイズの賞品は正解数順に好きな賞品を選んでもらうために、さまざまな品物を31個用意することになったんです。ただこれは、どう考えても時間がかかるし大変な作業になると感じたので、こちらもギフティさんに相談してみようと（笑）。それで、賞品の数と予算、そして賞品のイメージなどの要望をお伝えしたところ、短期間でこちらのイメージに合ったものを用意していただけました。まさに「打てば響く」という感じで、本当に困っていたのでとても助かりました。

保木さん：対応の速さは、本当にありがたかったです。最初の相談から実施まであまり時間がない中、驚くようなスピード感で実務を進めていただきました。それに加え、さすがギフトのプロだと感じたのが、豊富なアイデアです。こちらの困っている状況を把握したうえで次々に新しい提案をしていただけるので「何かあったら相談しよう」という気持ちになっていました。

そうそう、オフラインの会場には、タイミングをあわせて、クール便でギフトを届けていただきました。ギフトは事前に配達されることになっていたのですが、オフラインの会場は会社なので、人数分のドリンクを冷やしておける冷蔵庫はありません。そのため、事前に受け取ったドリンクを生ぬるいまま飲むことになってしまいます。それでそのことを話したら「わかりました。会場にクール便でお送りします」と言っていただいたんです。そのような心遣いもありがたかったです。

保木さん：今回のギフトは、サプライズ感があり、記憶に残るとても良い取り組みだったと思います。今後、『懇親会だョ！全員集合』のような大きなイベントに私が携わる機会はあまりないかもしれませんが、もし機会があれば、またサプライズ感のあることをやってみたいですね。またデジタルギフトについても、今まであまり会社のイベントなどで利用したことがないのですが、今後は使ってみたいと思います。

もうひとつ、今回、結果的にギフティさんに賞品の用意について丸投げさせていただき、それによって自分たちがやるべきほかの作業をどんどん進めることができました。実務の効率化という面でも、今回の取り組みは大きな成果があったと思います。その経験も、今後いかせていけたらと考えています。

真野さん：今回のようなイベント時に、食事が宅配できることは知っていましたが、記念品のようなモノと一体化したギフトにするという発想はまったくありませんでした。まさにギフトの会社ならではの提案と感じます。今後、部の納会などで記念品を用意するときには、同じようなものを贈れたらいいなと思います。